December is bij uitstek de maand van het jaar om nog even de laatste puntjes op de i te zetten. Nog een kritisch te kijken naar de resultaten, zijn er nog zaken die juridisch of fiscaal geregeld moeten worden? 

Zien de resultaten er zodanig uit dat er vanuit fiscaal oogpunt een goede positie is ingenomen? Neem eens een uurtje de tijd om naar uw bedrijf te kijken. Maak een shortlist met dingen die nog gedaan moeten worden: overeenkomst, positie als DGA, betalingen.

Het is een verloren uurtje, maar soms verdien je veel door een verloren uurtje op deze manier in te vullen.

Veel organisaties en bedrijven zetten steeds meer in op controle van processen. En natuurlijk is het belangrijk om grip te houden op processen, en te signaleren waar grenzen overschreden worden.

Maar een korte instructiefilm op YouTube http://youtu.be/N3hX6gqjf_8 hoe je je uren kunt registreren en je projektadministratie kunt koppelen met Outlook bracht mij weer terug bij het gevoel dat ik heb bij dit soort systemen.

Naast het feit dat vaak niemand in de organisatie hoe het hele spul in elkaar steekt, laat staan welke meetlatten er naast gelegd moeten worden, kost het werknemers en projektleiders veel te veel tijd, energie en faalangst. Die energie moet naar mijn idee besteed worden aan creativiteit en oorspronkelijk denken.

Hoe kom je tot het idee om een CD uit te vinden, om een iPod, iPad te scheppen, een telefoon of een lamp aan het werk te krijgen? 
Zeker niet door een projektplan te maken, en niet te beheersen tijdsplannen te maken. 
Alleen door fantaseren zonder grenzen, door mensen die met vuur en enthousiasme werken aan een idee, bereik je dat unieke punt dat je iets wat onder handbereik ligt omzet in een product.

Het brengt me weer bij Tectyl, het middel om auto's roestvrij te houden (in de periode dat de fabrikanten dat nog niet zo nauw namen). Het brengt me weer bij het verhaal van de man die in Nederland het product en het proces tectyleren op de kaart zette. Met vuur en enthousiasme, met demo's en met overtuiging. Zoals als Steve Jobs deed, maar dan voordat enthousiasme en vurigheid verbonden werd aan één persoon.

Misschien moeten ondernemers, zeker in deze tijd, weer eens zoeken naar hun oorspronkelijkheid in plaats van administratieve controle op mensen en producten?

9 ondernemersvalkuilen, 9 uitwegen. Ondernemers zijn eigenzinnige mensen. Anders had u immers het lef niet gehad om een eigen bedrijf te runnen. Maar uw ambitie kan ook verkeerd uitpakken. Een verkenningstocht langs negen valkuilen (en de ontsnappingsroutes uiteraard).

Valkuil 1: Alles zelf willen doen
De grootste kracht van ondernemers is meteen hun grootste gevaar: ze willen alles zelf doen. De specifieke kwaliteiten die succes hebben gebracht, werken niet altijd. Integendeel. Een goede (samenwerkings)partner kan het benodigde handelingsrepertoire vergroten. Bedenk: de helft van veel is beter dan alles van niks.

Tip: Vraag eens commentaar op uw plannen aan mensen die opbouwende kritiek kunnen geven. Luister ook goed naar degenen die uw voornemens moeten uitvoeren.

Valkuil 2: Alle kanten opvliegen
Veel ondernemers staren zich blind op het maken van omzet. Vaak komt dit door het ontbreken van visie: eigenlijk is er geen duidelijk beeld wat men wil met het bedrijf. Als gevolg daarvan bestaat er grote kans dat de directeur alle kanten op vliegt.

Tip: Ondernemers denken graag in grote lijnen, maar details zijn nodig om het geld te verdienen. Zet u er toe aan en ontdek dat het erg leuk kan zijn.

Valkuil 3: Te laat in actie komen
In geval van tegenwind treedt bij ondernemers soms een vreemde vertraging op in hun handelen, een neiging om te lang de schijn op te houden. Het gebeurt nogal eens dat men niet tijdig ophoudt met verliesgevende producten of diensten, of te laat snoeit in de kosten. Dat kan gevaarlijk zijn. Kijk maar in het verkeer: als je twee seconden te laat remt, bots je op de ander. Ook zakelijk gezien kan dat tot kettingbotsingen leiden.

Tip: Als u om hulp vraagt: vertel uw problemen alleen aan de juiste mensen die u kunnen en willen helpen. Niemand doet graag zaken met een bedrijf in moeilijkheden.

Valkuil 4: Te lief zijn voor uw personeel
Het komt vaker voor dan u denkt dat een ondernemer geen beslissing durft te nemen omdat hij te lief is voor zijn personeel. U voelt het aan uw water als het personeel te veel in de watten is gelegd of als u teveel mensen hebt rondlopen. Als de loonkosten niet in verhouding staan tot wat ze de onderneming opleveren, heeft u simpelweg een structureel probleem.

Tip: Arbeidsvoorwaarden terugdraaien of in personeelsbestand snijden? Toegegeven: het zijn vaak de moeilijkste beslissingen, toch is het gewoon datum en tijd prikken, even verstand op nul en gewoon doen. Door de zure appel heen.

Valkuil 5: De zaken niet op orde
Er is een goede logistieke administratie, correcte boekhouding en een adequaat debiteurenbeheer nodig. Weet waar de winstmakers zitten, welke tarieven u hanteert en of u binnen het budget blijft, anders heeft u geen idee waar uw bedrijf staat. Dat kan dus aan de rand van de afgrond zijn, maar het kan ook zo zijn dat het eigenlijk veel beter gaat dan je denkt. Dan mis je zakelijke kansen. Een ondeugdelijke administratie is gewoon een doodzonde.

Controle verliezen op de dagelijkse dingen komt soms ook voort uit het zogenaamd 'op afstand sturen' via een zaakwaarnemer, filiaalmanager of plaatsvervangend chef.

Tip: Administratie niet op orde en zelf geen tijd? Direct als project uitbesteden aan een klein administratiekantoor en/of aan een stagiair.

Valkuil 6: Privé en zaken teveel vermengen
Een uit de hand gelopen privé-leven waarbij er steeds middelen aan het bedrijf onttrokken worden, kan voor een bedrijf fataal zijn. Behalve een slecht voorbeeld voor het personeel is een onduidelijke grens ook een goede voedingsbodem voor slechte zakelijke beslissingen, stress en ruzie. Het komt vaak voor bij de vele familiebedrijven die het mkb kent.

Tip: Bepaal uw doel door uw (zakelijke) droom eens in gedachten te verbeelden. Probeer het uw echtgenoot of goede vriend duidelijk te schetsen.

Valkuil 7: In slaap sukkelen
Bij oudere ondernemers zie je dat ze soms de energie niet meer hebben en geleidelijk in de kantlijn komen te staan. Ondernemen is topsport, de boog moet altijd wat gespannen staan.

Tip: Durf keuzes te maken. Vaar een rechte koers en houd die ook (een tijdje) vol als u de wind niet volledig in de zeilen heeft.

Valkuil 8: Onder- of overschatting
Sommige ondernemers doen volgens aloude Hollandse traditie maar 'gewoon' en schreeuwen hun succes niet van de daken. Anderen geven zo hoog mogelijk van zichzelf op. Toch is met een realistisch zelfbeeld beter sturing te geven aan een eigen bedrijf. In de markt is men op termijn zo ook geloofwaardiger.

Tip: Ken uzelf. Besef dat uw ego succes in de weg kan zitten. Zorg dat u niet te ver van uw eigen sterke punten afdwaalt. Praat daar eens over met een onafhankelijke ex-ondernemer of een ander deskundig klankbord.

Valkuil 9: 'Vreemd gaan': onaanvaardbaar risico
Een logisch gevolg van zelfoverschatting is het aangaan van te grote verplichtingen. Te veel vreemd vermogen op te weinig eigen vermogen stapelen, te grote investeringen doen, wurgcontracten tekenen of toekomstplannen baseren op te optimistische verwachtingen of een slechte voorbereiding.

Tip: Blijf regelmatig financiële rapportages eisen en houd de vinger aan de pols.

 Auteur: De Zaak